Privacy Statement
Contents
Introduction
Concepts
What processing does Fresh Tray perform?
Retention periods
Export of personal data
Recipients of personal data
Your rights
Changes
1. Introduction
This statement describes how we (FRESH TRAY BV, with registered office at 3550 Heusden-Zolder, Kapelstraat 136 and with company number 0782.995.381 (hereinafter also referred to as “Fresh Tray” or “we/us/our”)) process personal data in the context of our activities with regard to third parties.
Fresh Tray strives to process your personal data in accordance with applicable legislation on the protection of personal data, including Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and the Law of 30 July 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data.
Fresh Tray acts as a controller within the meaning of the European Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).
If you have any questions about the processing of personal data within Fresh Tray, you can contact us using the contact details listed below.
Fresh Tray BV
Chapel Street 136
3550 Heusden-Zolder
info@freshtray.eu
+32 (0)11/ 497 169
2. Definitions
Throughout this Statement, various terms from the legislative framework for data protection are used. These terms are briefly explained below.
General Data Protection Regulation: Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC. This Regulation is often also referred to as GDPR (General Data Protection Regulation).
Data subject: the identified or identifiable natural person whose data are processed.
Data Protection Authority: the 'successor' of the Privacy Commission under the Personal Data Processing Act. The Data Protection Authority is responsible for monitoring compliance with the basic principles of personal data protection.
Joint controllers: two or more enterprises that jointly determine the purposes ('why') and the means ('how') of the processing of personal data.
Personal data: any information relating to an identified or identifiable natural person (and therefore not a legal entity).
An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
Pseudonymised data that can be linked to a natural person through the use of additional data are therefore also personal data.
Anonymous data, which can in no way be linked to a person, are not covered by the Data Protection Regulation.
Processing: any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.
Controller: a natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.
3. What processing does Fresh Tray perform?
In de context van haar activiteiten verwerkt Fresh Tray persoonsgegevens. De juridische grondslag (‘rechtsgrond’) waarop Fresh Tray zich beroept is telkens aangegeven bij de verwerking, alsook de categorieën van gegevens en de verwerkingsdoeleinden.
3.1. Klantenbeheer
Wanneer u een offerte opvraagt of een overeenkomst met Fresh Tray sluit, zal zij uw gegevens verwerken.
Categorieën van persoonsgegevens:
Identificatiegegevens: naam, e-mail, telefoonnummer, adres, klantnummer
Financiële gegevens: gekozen betaalwijze, factuuradres, IBAN (rekeningnummer), BIC (bankcode), kredietkaartgegevens
Aankoopgegevens: bestelnummer, details over aangekochte producten/diensten, factuuradressen
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:
Fresh Tray verwerkt deze gegevens zodat zij de diensten die zij verstrekt in het kader van de overeenkomst met haar klanten kan uitvoeren. De gegevens zijn noodzakelijk om offertes en overeenkomsten te kunnen opmaken en uitvoeren, om de klant op de hoogte te kunnen brengen van het beoogde tijdstip van de levering enzovoort. Hiervoor baseert Fresh Tray zich op de rechtsgrond contractuele noodzaak. Dit wil zeggen dat zij deze gegevens nodig heeft om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of dat deze gegevens noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij de betrokkene (de klant) partij is.
Daarnaast verwerkt Fresh Tray deze gegevens voor facturatie- en boekhoudingdoeleinden (waarvoor wij ons baseren op wettelijke verplichting) en om zich te verweren tegen gerechtelijke acties (op basis van ons gerechtvaardigd belang bestaande uit het recht op een doeltreffende voorziening in rechte).
3.2. Relatie met freelancers, onderaannemers, partners & leveranciers
In het kader van haar relatie met freelancers, onderaannemers, partners en leveranciers verwerkt Fresh Tray mogelijk persoonsgegevens van (de medewerkers van) leveranciers en onderaannemers.
Categorieën van persoonsgegevens:
Identificatiegegevens: naam, e-mail en/of telefoonnummer
Betalingsgegevens
Professionele gegevens
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:
Fresh Tray verwerkt deze gegevens zodat de overeenkomst die zij met haar leverancier/partner/freelancer/onderaannemer... heeft gesloten op een normale wijze kan worden uitgevoerd. Hiervoor baseert Fresh Tray zich op de rechtsgrond contractuele noodzaak. Dit wil zeggen dat zij deze gegevens nodig heeft om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of dat deze gegevens noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst waarbij de betrokkene (de leverancier/onderaannemer) partij is.
Daarnaast verwerken we deze gegevens voor facturatie- en boekhoudingdoeleinden (waarvoor we ons baseren op wettelijke verplichting) en om ons te verweren tegen gerechtelijke acties (op basis van ons gerechtvaardigd belang bestaande uit het recht op een doeltreffende voorziening in rechte).
3.3. Behandelen van vragen
Uw persoonsgegevens worden eveneens door Fresh Tray verwerkt indien u ons via het contactformulier op de website, per e-mail of telefonisch een vraag stelt.
Categorieën van persoonsgegevens:
Identificatiegegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer
Aankoopgegevens: bv. details over aangekochte producten
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:
Fresh Tray verwerkt deze gegevens om uw vragen of opmerkingen te behandelen en u te contacteren met het antwoord hierop. Hiervoor baseert zij zich op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om vragen en opmerkingen op adequate wijze te behandelen. Ook wanneer u via de website een brochure aanvraagt zullen wij, behalve indien u eveneens toestemming voor direct marketing geeft, uw gegevens enkel gebruiken om je aanvraag te kunnen behandelen, waarvoor we ons baseren op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang.
3.4. Direct marketing
Sommige gegevens van (potentiële) klanten worden door Fresh Tray gebruikt voor direct marketingcommunicatie.
Categorieën van persoonsgegevens:
Identificatiegegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer
Mogelijk: aankoopgegevens
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:
De persoonsgegevens van bestaande klanten van wie Fresh Tray de elektronische contactgegevens heeft verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst kunnen door Fresh Tray worden gebruikt voor de promotie van soortgelijke producten of diensten die de onderneming levert. Voor deze verwerking baseert Fresh Tray zich op haar gerechtvaardigd belang, zoals voorzien in de ‘soft opt-in’-uitzondering uit artikel 13, lid 2 van de e-Privacyrichtlijn.
Voor het overige kan Fresh Tray, indien zij hiervoor uw toestemming heeft verkregen, uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over haar onderneming en over nieuwe diensten, voor het werven van nieuwe klanten, om klanten of prospecten uit te nodigen voor evenementen (ter promotie van onze organisatie), om te informeren over gerichte aanbiedingen die mogelijks tegemoetkomen aan uw interesses en voor het versturen van nieuwsbrieven.
3.5. Werving en selectie
Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens over u indien u voor een functie bij Fresh Tray solliciteert.
Categorieën van persoonsgegevens:
Identificatiegegevens
Gegevens in verband met opleiding en vorming
Gegevens in verband met beroep en betrekking
Vrijetijdsbesteding en interesses
Psychische gegevens: bv. informatie over persoonlijkheid en/of karakter
Beeldopnames: bv. de foto op uw cv
Specifiek: gegevens uit cv’s en motivatiebrieven.
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:
Deze gegevens worden enkel verwerkt in het kader van uw sollicitatie voor een functie binnen Fresh Tray, om uw sollicitatie te registreren, de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan, u desgevallend te contacteren voor een gesprek, zich te verweren tegen gerechtelijke acties tegen haar op basis van de aanwervingsprocedure en u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures.
Voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor de registratie van uw sollicitatie baseert Fresh Tray zich op de juridische grondslag contractuele noodzaak, die bestaat uit het treffen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Om de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan en u te contacteren voor een gesprek, heeft Fresh Tray een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om u te beoordelen alvorens zij u een jobaanbieding doen. Voor het gebruik van uw gegevens om u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures zal Fresh Tray steeds uw toestemming vragen. Tot slot baseert Fresh Tray de verwerking (bewaring) van uw gegevens om zich te verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure op haar gerechtvaardigd belang, namelijk het recht op een doeltreffende voorziening in rechte.
3.6. Reviews
Bij het plaatsen van reviews op onze website en/of sociale mediakanalen worden gegevens van klanten verwerkt.
Categorieën van persoonsgegevens:
● Identificatiegegevens
● Aankoopgegevens
● Beeldopnames
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:
Deze reviews worden geplaatst omwille van commerciële en communicatieve doeleinden. Concreet wensen we hiermee aan klantbinding te doen, alsook nieuwe klanten te werven. Aan de hand van deze reviews willen we potentiële klanten overtuigen van de meerwaarde die we kunnen bieden. Deze verwerking is gebaseerd op je toestemming. We zullen dan ook enkel reviews plaatsen als je hiermee hebt ingestemd.
3.7. Rookstopformulier
Fresh Tray plaatst QR-codes op de Fresh Tray Peukenzuilen om rokers te sensibiliseren en in contact te laten komen met een rookstopcoach. Deze QR-code leidt naar een formulier aan de hand waarvan Fresh Tray een intake bij een rookstopcoach kan faciliteren.
Categorieën van persoonsgegevens:
Identificatiegegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer)
Leefgewoonten (tabaksverbruik)
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond:
De verwerking van deze gegevens door Fresh Tray heeft als doel om de roker in contact te laten treden met een rookstopcoach. Dit kadert tevens in de sensibiliseringsacties die Fresh Tray uitvoert. Deze verwerking is gebaseerd op je toestemming.
Bijkomende informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Fresh Tray:
Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.
4. Retention periods
Fresh Tray stores and processes data only for the period necessary for the purposes stated in this privacy statement. In certain cases, data is stored for longer, so that we can comply with legal requirements or with a view to its defense in court.
4.1. Customer management
Fresh Tray retains certain basic information about customers (such as contracts and financial data) for up to ten years after the end of the relationship, due to possible legal claims and based on legal obligations. Fresh Tray uses this retention period with the aim of being able to defend itself in court.
4.2. Relationship with suppliers & subcontractors
Fresh Tray retains certain basic information about suppliers (such as agreements and financial data) for up to ten years after the end of the relationship, due to possible legal claims and based on legal obligations. Fresh Tray uses this retention period with the aim of being able to defend itself in court.
4.3. Handling questions
We retain your information for a reasonable period of time, consistent with our purposes related to adequately responding to your questions.
4.4. Direct marketing
If you have subscribed to the Fresh Tray newsletter or otherwise given permission to receive targeted promotional material, Fresh Tray will retain this permission and the associated personal data for 5 years. If you withdraw your permission before the end of this period, Fresh Tray will no longer retain your personal data. The 5-year period also applies to personal data of customers who receive targeted promotional material based on Fresh Tray's legitimate interest (the 'soft opt-in' exception), unless they object to the processing of their personal data for direct marketing before the end of this period. However, Fresh Tray does have an interest in retaining your withdrawal, so that it knows that you no longer wish to receive targeted promotional material.
4.5. Recruitment and selection
If you are hired following an application, Fresh Tray will retain your data for up to 5 years after the end of the employment contract.
If you are not recruited after an application, Fresh Tray will retain your data for up to 5 years after the end of the recruitment procedure in order to be able to defend itself against legal actions based on the recruitment procedure. If you have given your consent, Fresh Tray will retain your personal data in order to be able to contact you for possible future vacancies for up to 1 year after the end of the recruitment procedure.
4.6. Reviews
We retain your information for a reasonable period of time, consistent with our purposes related to posting reviews.
4.7. Smoking cessation form
We will retain your data for a reasonable period, consistent with our purposes related to posting reviews. In any case, we will delete your data within a reasonable period after referral to the appropriate smoking cessation coach
5. Export of personal data
Data protection laws outside Europe may not necessarily provide the same level of protection as European law. Where this is the case, Fresh Tray will take steps to ensure that your personal data is adequately protected, secured and kept confidential. This means that Fresh Tray requires third parties to sign standard contractual clauses approved by the European Commission, to ensure that your personal data is protected in the same way as it would be if it were processed within the EEA.
You can contact us if you want further information on the mechanism used by us when transferring your personal data outside the EEA.
6. Recipients of personal data
We use a number of technical processors for the processing of files and dossiers, with whom the necessary processing agreements have been concluded.
Customer data (in particular identification data) may be shared with suppliers, freelancers or subcontractors of Fresh Tray, in the context of the performance of the agreement (e.g. for the maintenance of Fresh Tray Cigarette Cage Columns on location).
The data processed via the smoking cessation forms are passed on to smoking cessation coaches, more specifically https://www.rookstopcoach.be/. This data is also processed using Google Forms.
7. Your rights
The General Data Protection Regulation (GDPR) grants you, as the data subject, a number of rights concerning your personal data. The exercise of these rights is, however, subject to certain conditions under the GDPR.
7.1. The right of access to your personal data
A request for access to your personal data allows you to view your personal data. Based on this right, you may request a copy of the data that Fresh Tray holds about you. This enables you to verify the lawfulness of the processing activity and to check whether the data is accurate.
7.2. The right to rectification of your personal data
You have the right to have inaccurate or incomplete personal data corrected.
7.3. The right to object on grounds relating to your particular situation (‘right to object’)
When personal data is processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time to the processing of your personal data for such marketing.
In other cases, where the processing is based on legitimate interest, you may object to the processing on grounds relating to your particular situation (this requires a specific justification). In certain cases, Fresh Tray may demonstrate that it has compelling legitimate grounds for processing your information that override your rights and freedoms. In such a case, Fresh Tray, as the controller, must justify why your data may be processed.
7.4. The right to erasure and the right to be forgotten
You may request the erasure of your personal data if there is no longer a valid reason for its processing.
The right to erasure is not absolute. You may exercise it in one of the following specific cases:
-
The personal data is no longer necessary to fulfil the purpose for which it was collected;
-
Fresh Tray is processing the personal data unlawfully;
-
Fresh Tray is required to erase the data due to a legal obligation;
-
You withdraw your consent;
-
You have successfully exercised your right to object to the processing.
In certain cases, Fresh Tray may refuse to erase your personal data. If so, Fresh Tray will inform you when you make a request for erasure.
7.5. The right to withdraw your consent at any time
If Fresh Tray relies on your consent to process your personal data, you have the right to withdraw that consent at any time. Withdrawing your consent does not affect the lawfulness of the processing carried out before the withdrawal.
7.6. The right to restrict processing
A restriction of processing means the processing is ‘frozen’: Fresh Tray may only store the personal data and must cease all other processing activities.
You have the right to restrict the processing of personal data when:
-
You want the accuracy of the data to be verified;
-
The processing is unlawful;
-
Fresh Tray no longer needs the personal data, but you require it for the establishment, exercise, or defence of legal claims;
-
You have exercised your right to object, and Fresh Tray is assessing whether it can comply with the objection.
7.7. The right to data portability
The right to data portability allows you to obtain and reuse your personal data across different services. You can exercise this right only if the processing is based on your consent or is necessary for the performance of a contract with Fresh Tray.
This right only applies to personal data you have provided yourself and only to digital information.
7.8. The right to lodge a complaint with a supervisory authority
You have the right to lodge a complaint with the supervisory authority regarding data protection issues. In Belgium, this is the Data Protection Authority (‘Gegevensbeschermingsautoriteit’ or GBA).
Before filing a complaint, Fresh Tray encourages you to contact them first to seek a prompt resolution of your concern.
7.9. Exercising your rights
If you wish to exercise any of your rights and/or would like more information about them, you can always contact Fresh Tray using the contact details above.
If Fresh Tray has reasonable doubts about your identity, you may be asked to provide additional proof of identity.
Fresh Tray aims to respond to your request within one month. Depending on the complexity of the request and/or the number of requests, this period may be extended by an additional two months. In the event of such an extension, you will be notified within one month of receiving your request.
8. Changes
We reserve the right to amend this statement from time to time. If the amendments are substantial, we will notify you via our website or by means of an e-mail message.
Last modified: May 14, 2018.