Déclaration de confidentialité
Contenu
Introduction
Concepts
Quel traitement Fresh Tray effectue-t-il ?
Périodes de conservation
Exportation de données personnelles
Destinataires des données personnelles
Vos droits
Changements
1. Introduction
Cette déclaration décrit comment nous (FRESH TRAY BV, dont le siège social est situé à 3550 Heusden-Zolder, Kapelstraat 136 et dont le numéro d'entreprise est 0782.995.381 (ci-après également dénommée « Fresh Tray » ou « nous/notre »)) traitons les données personnelles dans le cadre de nos activités vis-à-vis de tiers.
Fresh Tray s'efforce de traiter vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.
Fresh Tray agit en tant que responsable du traitement au sens du Règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données).
Si vous avez des questions sur le traitement des données personnelles au sein de Fresh Tray, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.
Plateau frais BV
Rue de la Chapelle 136
3550 Heusden-Zolder
info@freshtray.eu
+32 (0)11/ 497 169
2. Définitions
Tout au long de la présente déclaration, différents termes issus du cadre législatif relatif à la protection des données sont utilisés. Ces concepts sont brièvement expliqués ci-dessous.
Règlement général sur la protection des données : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE. Ce règlement est souvent également appelé RGPD (Règlement général sur la protection des données) et abrégé en néerlandais en AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Personne concernée : la personne physique identifiée ou identifiable dont les données sont traitées.
Autorité de protection des données : le « successeur » de la Commission de la protection de la vie privée en vertu de la loi sur le traitement des données personnelles. L'Autorité de protection des données est chargée de veiller au respect des principes fondamentaux de la protection des données personnelles.
Responsables conjoints du traitement : deux ou plusieurs entreprises qui déterminent conjointement les finalités (« pourquoi ») et les moyens (« comment ») du traitement des données à caractère personnel.
Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (et donc non une personne morale).
Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Les données pseudonymisées qui peuvent être reliées à une personne physique grâce à l’utilisation de données supplémentaires sont donc également des données personnelles.
Les données anonymes, qui ne peuvent en aucun cas être liées à une personne, ne sont pas couvertes par le règlement sur la protection des données.
Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Responsable du traitement : personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
3. Quel traitement Fresh Tray effectue-t-il ?
3. Traitement des données à caractère personnel par Fresh Tray
Dans le cadre de ses activités, Fresh Tray traite des données à caractère personnel. La base juridique invoquée par Fresh Tray pour chaque traitement est précisée, tout comme les catégories de données concernées et les finalités du traitement.
3.1. Gestion des clients
Lorsque vous demandez une offre ou concluez un contrat avec Fresh Tray, vos données seront traitées.
Catégories de données à caractère personnel :
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Données d'identification : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, numéro de client
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Données financières : mode de paiement choisi, adresse de facturation, IBAN (numéro de compte), BIC (code banque), données de carte de crédit
-
Données d’achat : numéro de commande, détails des produits/services achetés, adresses de facturation
Finalités du traitement et base juridique :
Fresh Tray traite ces données afin d’exécuter les services fournis dans le cadre du contrat conclu avec ses clients. Ces données sont nécessaires pour établir et exécuter les offres et contrats, informer le client de la date prévue de livraison, etc. À cet effet, Fresh Tray se base sur la nécessité contractuelle, c’est-à-dire que les données sont requises pour prendre des mesures préalables à la conclusion du contrat ou pour exécuter un contrat dont la personne concernée (le client) est partie.
Fresh Tray traite également ces données à des fins de facturation et de comptabilité (sur la base d'une obligation légale) ainsi que pour se défendre contre d’éventuelles actions en justice (sur la base de son intérêt légitime, à savoir le droit à un recours juridictionnel effectif).
3.2. Relations avec les freelances, sous-traitants, partenaires & fournisseurs
Dans le cadre de ses relations avec des freelances, sous-traitants, partenaires et fournisseurs, Fresh Tray peut être amenée à traiter des données à caractère personnel (des employés des) fournisseurs et sous-traitants.
Catégories de données à caractère personnel :
-
Données d’identification : nom, adresse e-mail et/ou numéro de téléphone
-
Données de paiement
-
Données professionnelles
Finalités du traitement et base juridique :
Fresh Tray traite ces données afin de pouvoir exécuter correctement le contrat conclu avec le fournisseur/partenaire/freelance/sous-traitant. La base juridique est ici également la nécessité contractuelle. Cela signifie que ces données sont nécessaires pour prendre des mesures préalables à la conclusion du contrat ou pour exécuter un contrat dont la personne concernée est partie.
Ces données sont également traitées à des fins de facturation et de comptabilité (en vertu d’une obligation légale) ainsi que pour se défendre contre des actions en justice (en vertu de l’intérêt légitime de Fresh Tray, à savoir le droit à un recours juridictionnel effectif).
3.3. Traitement des questions
Vos données à caractère personnel sont également traitées par Fresh Tray si vous nous posez une question via le formulaire de contact sur le site internet, par e-mail ou par téléphone.
Catégories de données à caractère personnel :
-
Données d’identification : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone
-
Données d’achat : par exemple, détails concernant les produits achetés
Finalités du traitement et base juridique :
Fresh Tray traite ces données pour répondre à vos questions ou remarques et vous contacter à ce sujet. Pour ce faire, elle se base sur son intérêt légitime, à savoir l’intérêt à traiter les demandes de manière adéquate.
Si vous demandez une brochure via le site internet, et à condition que vous n'ayez pas donné votre consentement au marketing direct, nous utiliserons également vos données uniquement pour répondre à votre demande, toujours sur la base de l’intérêt légitime.
3.4. Marketing direct
Certaines données de clients (potentiels) sont utilisées par Fresh Tray à des fins de communication marketing directe.
Catégories de données à caractère personnel :
-
Données d’identification : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone
-
Éventuellement : données d’achat
Finalités du traitement et base juridique :
Les données des clients existants, dont Fresh Tray a obtenu les coordonnées électroniques dans le cadre de la vente d’un produit ou service, peuvent être utilisées pour promouvoir des produits ou services similaires. Cette utilisation est fondée sur l’intérêt légitime de Fresh Tray, conformément à l’exception dite de « soft opt-in » de l’article 13, paragraphe 2 de la directive ePrivacy.
Pour toute autre utilisation de vos données, Fresh Tray ne procédera au traitement qu’avec votre consentement, notamment pour vous informer à propos de l’entreprise et de ses nouveaux services, pour recruter de nouveaux clients, inviter des clients ou prospects à des événements (à des fins promotionnelles), vous informer d’offres ciblées correspondant à vos intérêts potentiels et pour l’envoi de newsletters.
3.5. Recrutement et sélection
Nous traitons certaines données à caractère personnel vous concernant si vous postulez à une fonction chez Fresh Tray.
Catégories de données à caractère personnel :
-
Données d’identification
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Données relatives à la formation et à l’éducation
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Données relatives à l’emploi et à la fonction
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Loisirs et centres d’intérêt
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Données psychologiques : par exemple, informations sur la personnalité et/ou le caractère
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Images : par exemple, la photo figurant sur votre CV
-
Spécifique : informations contenues dans les CV et lettres de motivation
Finalités du traitement et base juridique :
Ces données sont uniquement traitées dans le cadre de votre candidature à un poste chez Fresh Tray, afin d’enregistrer votre candidature, d’évaluer votre aptitude, de vous contacter le cas échéant pour un entretien, de se défendre contre d’éventuelles actions judiciaires liées à la procédure de recrutement et de vous recontacter dans le cadre de futures offres d’emploi.
Le traitement de vos données pour enregistrer votre candidature repose sur la nécessité contractuelle, c’est-à-dire la prise de mesures préalables à la conclusion d’un contrat. Pour évaluer votre aptitude et vous contacter pour un entretien, Fresh Tray invoque son intérêt légitime. Pour vous contacter concernant d’éventuelles futures offres d’emploi, Fresh Tray demandera toujours votre consentement. Enfin, la conservation de vos données à des fins de défense dans le cadre d’actions en justice repose également sur l’intérêt légitime de Fresh Tray, à savoir le droit à un recours juridictionnel effectif.
3.6. Avis clients (reviews)
Lors de la publication de reviews sur notre site web et/ou nos canaux de réseaux sociaux, des données à caractère personnel de clients sont traitées.
Catégories de données à caractère personnel :
-
Données d’identification
-
Données d’achat
-
Images
Finalités du traitement et base juridique :
Ces reviews sont publiées à des fins commerciales et de communication. Concrètement, nous souhaitons fidéliser nos clients et en attirer de nouveaux. Ces avis ont pour but de convaincre les clients potentiels de la valeur ajoutée de nos services. Ce traitement est basé sur votre consentement. Nous ne publierons une review que si vous y avez expressément consenti.
3.7. Formulaire d’arrêt du tabac
Fresh Tray place des codes QR sur les cendriers Fresh Tray afin de sensibiliser les fumeurs et de les mettre en contact avec un coach en arrêt du tabac. Ce code QR mène à un formulaire permettant à Fresh Tray de faciliter un premier contact avec un coach.
Catégories de données à caractère personnel :
-
Données d’identification (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone)
-
Habitudes de vie (consommation de tabac)
Finalités du traitement et base juridique :
Le traitement de ces données par Fresh Tray a pour but de permettre au fumeur d’entrer en contact avec un coach en arrêt du tabac. Ce traitement s’inscrit également dans les actions de sensibilisation menées par Fresh Tray. Ce traitement repose sur votre consentement.
Informations complémentaires sur le traitement des données par Fresh Tray :
Si la base juridique est la nécessité contractuelle ou une obligation légale, la communication des données à caractère personnel est indispensable pour permettre l’exécution du contrat ou pour se conformer à une obligation légale. En cas de non-communication, la relation ne pourra être poursuivie.
4. Périodes de conservation
Fresh Tray stocke et traite les données uniquement pendant la période nécessaire aux fins énoncées dans la présente déclaration de confidentialité. Dans certains cas, les données seront conservées pendant des périodes plus longues afin que nous puissions nous conformer aux exigences légales ou aux fins de nous défendre devant les tribunaux.
4.1. Gestion de la clientèle
Fresh Tray conserve certaines informations de base sur les clients (telles que les contrats et les données financières) jusqu'à dix ans après la fin de la relation, en raison d'éventuelles réclamations légales et sur la base d'obligations légales. Fresh Tray utilise cette période de conservation dans le but de pouvoir se défendre devant les tribunaux.
4.2. Relation avec les fournisseurs et sous-traitants
Fresh Tray conserve certaines informations de base sur les fournisseurs (telles que les accords et les données financières) jusqu'à dix ans après la fin de la relation, en raison d'éventuelles réclamations légales et sur la base d'obligations légales. Fresh Tray utilise cette période de conservation dans le but de pouvoir se défendre devant les tribunaux.
4.3. Gestion des questions
Nous conservons vos informations pendant une durée raisonnable, conforme à nos objectifs liés à la réponse adéquate à vos questions.
4.4. Marketing direct
Si vous vous êtes abonné à la newsletter Fresh Tray ou avez donné votre autorisation pour recevoir du matériel promotionnel ciblé, Fresh Tray conservera cette autorisation et les données personnelles associées pendant 5 ans. Si vous retirez votre consentement avant la fin de cette période, Fresh Tray ne conservera plus vos données personnelles. La période de 5 ans s'applique également aux données personnelles des clients qui reçoivent du matériel promotionnel ciblé sur la base de l'intérêt légitime de Fresh Tray (l'exception « soft opt-in »), à moins qu'ils ne s'opposent au traitement de leurs données personnelles à des fins de marketing direct avant la fin de cette période. Cependant, Fresh Tray a intérêt à conserver votre retrait afin de savoir que vous ne souhaitez plus recevoir de matériel promotionnel ciblé.
4.5. Recrutement et sélection
Si vous êtes embauché suite à une candidature, Fresh Tray conservera vos données jusqu'à 5 ans après la fin du contrat de travail.
Si vous n’êtes pas recruté suite à une candidature, Fresh Tray conservera vos données jusqu’à 5 ans après la fin de la procédure de recrutement afin de pouvoir se défendre contre des actions en justice fondées sur la procédure de recrutement. Si vous avez donné votre consentement, Fresh Tray conservera vos données personnelles afin de pouvoir vous contacter pour d'éventuels futurs postes vacants jusqu'à 1 an après la fin de la procédure de recrutement.
4.6. Avis
Nous conservons vos informations pendant une durée raisonnable, conformément à nos objectifs liés à la publication d'avis.
4.7. Formulaire de sevrage tabagique
Nous conservons vos informations pendant une durée raisonnable, conformément à nos objectifs liés à la publication d'avis. Dans tous les cas, nous supprimerons vos données dans un délai raisonnable après orientation vers le coach de sevrage tabagique approprié.
5. Exportation de données personnelles
Les lois sur la protection des données en dehors de l’Europe n’offrent pas nécessairement le même niveau de protection que le droit européen. Si tel est le cas, Fresh Tray prendra des mesures pour garantir que vos données personnelles sont correctement protégées, sécurisées et gardées confidentielles. Cela signifie que Fresh Tray demande à des tiers de signer les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, afin de garantir que vos données personnelles sont protégées de la même manière que si elles étaient traitées au sein de l'EEE.
Vous pouvez nous contacter si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le mécanisme que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles en dehors de l'EEE.
6. Destinataires des données personnelles
Pour le traitement des dossiers et des dossiers, nous utilisons un certain nombre de sous-traitants techniques avec lesquels les accords de traitement nécessaires ont été conclus.
Les données clients (notamment les données d'identification) peuvent être partagées avec des fournisseurs, des indépendants ou des sous-traitants de Fresh Tray, dans le cadre de l'exécution du contrat (par exemple pour la maintenance des colonnes de cages à cigarettes Fresh Tray sur place).
Les données traitées via les formulaires de sevrage tabagique sont transmises aux coachs de sevrage tabagique, plus précisément https://www.rookstopcoach.be/. Ces données sont également traitées à l'aide de Google Forms.
7. Vos droits
7. Vos droits relatifs aux données à caractère personnel
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vous accorde, en tant que personne concernée, plusieurs droits relatifs à vos données à caractère personnel. L’exercice de ces droits est toutefois soumis à certaines conditions prévues par le RGPD.
7.1. Le droit d’accès à vos données à caractère personnel
Une demande d’accès vous permet de consulter vos données personnelles. Sur la base de ce droit, vous pouvez demander une copie des données que Fresh Tray détient à votre sujet. Cela vous permet de vérifier la licéité du traitement et de contrôler l’exactitude des données.
7.2. Le droit de rectification de vos données à caractère personnel
Vous avez le droit de faire rectifier les données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant.
7.3. Le droit d’opposition fondé sur des circonstances particulières (‘droit d’opposition’)
Lorsque vos données sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez à tout moment le droit de vous opposer à ce traitement.
Dans les autres cas où le traitement repose sur l’intérêt légitime, vous pouvez également vous opposer au traitement en invoquant des raisons liées à votre situation particulière (ce droit nécessite une motivation). Dans certains cas, Fresh Tray peut démontrer qu’elle dispose d’un intérêt légitime impérieux qui prévaut sur vos droits et libertés. Dans ce cas, Fresh Tray devra justifier pourquoi elle est autorisée à traiter vos données.
7.4. Le droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »)
Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe plus de raison valable de les traiter.
Ce droit n’est pas absolu et ne peut être exercé que dans l’un des cas limitativement énumérés suivants :
-
Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
-
Fresh Tray traite vos données de manière illicite ;
-
Fresh Tray est tenue d’effacer les données pour respecter une obligation légale ;
-
Vous retirez votre consentement ;
-
Vous avez exercé avec succès votre droit d’opposition.
Dans certains cas, Fresh Tray peut refuser d’effacer vos données. Si tel est le cas, Fresh Tray vous en informera lorsque vous soumettrez une demande d’effacement.
7.5. Le droit de retirer votre consentement à tout moment
Si le traitement de vos données est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
7.6. Le droit à la limitation du traitement
La limitation du traitement signifie que le traitement de vos données est « gelé » : Fresh Tray ne peut que conserver les données et doit suspendre tout autre traitement.
Vous avez droit à la limitation du traitement lorsque :
-
Vous souhaitez vérifier l’exactitude des données ;
-
Le traitement est illicite ;
-
Fresh Tray n’a plus besoin des données, mais vous en avez encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
-
Vous avez exercé votre droit d’opposition, et Fresh Tray examine si elle peut y faire droit.
7.7. Le droit à la portabilité des données
Ce droit vous permet d’obtenir et de réutiliser vos données personnelles pour vos propres finalités auprès d’autres services.
Vous ne pouvez exercer ce droit que si le traitement est fondé sur votre consentement ou s’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec Fresh Tray. De plus, ce droit ne s’applique qu’aux données que vous avez vous-même fournies, et uniquement aux données sous forme numérique.
7.8. Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (APD).
Avant d’introduire une réclamation, Fresh Tray vous encourage à la contacter pour tenter de trouver une solution rapide à votre problème.
7.9. L’exercice de vos droits
Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits et/ou obtenir davantage d’informations à ce sujet, vous pouvez toujours contacter Fresh Tray via les coordonnées mentionnées ci-dessus.
Si Fresh Tray a des doutes raisonnables concernant votre identité, il pourra vous être demandé de fournir une preuve d’identité supplémentaire.
Fresh Tray s’efforcera de répondre à votre demande dans un délai d’un mois. En fonction de la complexité de la demande et/ou du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois. Dans ce cas, vous serez informé(e) de cette prolongation dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
8. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de temps à autre. Si les modifications sont substantielles, nous vous en informerons via notre site Web ou par courrier électronique.
Dernière modification : 14 mai 2018.